Archivo general

Los documentos de archivo son el resultado de las acciones académicas y administrativas que sirven para recrear el pasado, construir el presente y proyectar un mejor porvenir.

En la universidad Santo Tomás el archivo general sirve para facilitar la consulta de la información institucional para la toma de decisiones.

servicios del archivo general:

Servicio de correspondencia: mediante este servicio se garantiza que toda la correspondencia y el correo que cursa en la universidad, llegue de manera oportuna a su destinatario para cumplir con los trámites requeridos en el quehacer del día a día institucional.

servicio de consulta de documentos: se ofrece a la comunidad tomasina y permite el acceso a los documentos que son transferidos por las diferentes áreas para responder a solicitudes y requerimientos tanto académicos como administrativos.

servicio de referencia: este servicio se encuentra en la fase de implementación y busca orientar al usuario sobre la ubicación y procedencia de los documentos, a partir de un tema determinado. Para ello se está conformando un inventario en una base de datos.

servicio de asesoría y formación archivística: con este servicio se orienta a los usuarios y colaboradores de la universidad sobre la aplicación de las políticas, los procesos y los procedimientos archivísticos.

servicio de reprografía: se refiere a la reproducción de documentos, por fotocopia, o cualquier otro medio, de esta manera se permite a la comunidad tomasina, hacer uso de los documentos en su lugar de origen, sin que los originales sufran perdida o deterioro por manipulación innecesaria.

servicio de apoyo al sistema de gestión a la calidad: dada la importancia que reviste para la universidad los procesos de acreditación de programas y el compromiso con el mejoramiento continuo, el archivo general e histórico apoya al sistema de gestión de calidad con el control de registros y documentos que sirven para demostrar evidencia del desarrollo de las actividades y procesos. Este control se realiza mediante las tablas de retención documental definidas como una herramienta metodológica que orienta la organización de los archivos y la forma como se deben integrar los expedientes.

servicio de información sobre memoria institucional y técnica: gracias a los archivos se puede dar cuenta de los hechos propios de la vida universitaria; solo mediante los documentos se puede conocer aspectos sobre: la reglamentación normativa y el compromiso en la generación de cultura a partir de los actos administrativos promulgados por la universidad. la perspectiva y crecimiento institucional mediante la evaluación y las acciones de mejora como el resultado de la ejecución de proyectos, planes y programas.